Cap. 10 de los libros
PMBOK vs. Director
Profesional de Proyectos
Resumen ejecutivo
La Comunicación es un pilar fundamental en la gestión
de los proyectos, no tener claridad e identificados los individuos a los que
hay que informar, los medios a usar, los métodos de comunicación efectiva y los
datos a incluir; conlleva a un caos en la gestión de iniciativas. En este
ensayo se analizarán dos enfoques de la Gestión de las Comunicaciones, uno del autor
Pablo Lledó y otro el del PMI con el PMBOK, proceso tan relevante en la
Administración de Proyectos y que en este ensayo se sintetizarán las dos perspectivas que presentan más similitudes que
diferencias.
Introducción
Comunicación es el proceso de transmitir modos de
pensar, sentir y actuar. Nos posibilita generar confianza, efectividad, respeto
y bienestar con las personas que reciben el mensaje o desean informar.
Las comunicaciones nos van a garantizar el flujo de
información entre todos los interesados del desde el inicio hasta el fin del
proyecto, para esto es necesario conocer que necesidades de información tienen
y cómo, cuándo y dónde van a recibirla.
Este documento tiene como objetivo relacionar el
contenido del capítulo 10 Gestión de las
Comunicaciones del Proyecto de la Guía
de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) y del
Capítulo 10 Comunicaciones del libro
Director Profesional de Proyectos Cómo
Aprobar el PMP® sin Morir en el Intento del autor Pablo Lledó.
Más
del 90% del tiempo de un Gerente de Proyectos debe dedicarse a la comunicación.
Comparación: Diferencias y Similitudes
El PMBOK por su condición de Guía en la gestión de
proyectos presenta claramente que se tiene que hacer en el momento de gestionar
las comunicaciones de los proyectos. En el caso del libro de Pablo Lledó como
instrumental de estudio para realizar le examen PMP utiliza un lenguaje más
simple y facilita instrumentos de evaluación para comprobar el conocimiento del
lector.
A nivel general el proceso de la gestión de las
comunicaciones del proyecto, es similar en ambos documentos, la principal
diferencia radica en el enfoque práctico y
la técnica de estudio utilizada por Pablo Lledó. La redacción de Lledó
es muy simple y concreta, facilitando la comprensión del proceso. En el caso
del PMBOK por ser una guía es muy descriptivo de que hacer en el proceso.
Para obtener más claridad de las diferencias y las
similitudes entre estos dos capítulos en Comunicaciones la siguiente tabla deja
en evidencia estos puntos:
Procesos gestión de
las Comunicaciones
|
Cap. 10 Gestión de las
Comunicaciones del Proyecto (PMBOK)
|
Cap. 10 Comunicaciones
(Pablo Lledó)
|
Diferencias
|
Similitudes
|
Identificar a los
interesados
|
Entradas: Acta de
constitución del proyecto.
Documentos de la
adquisición.
Factores
ambientales de la empresa.
Activos de los
Procesos de la Organización.
Herramientas: Análisis de los
interesados.
Juicio de expertos.
Salidas: Registro de
interesados.
Estrategia de
Gestión de los Interesados.
|
Entradas: Acta Constitución
del Proyecto
Documentos de
adquisición.
Herramientas: Análisis de los
interesados.
Salidas: Registro de los
interesados.
Estrategia de
gestión de los interesados.
|
Lledó no considera elementos fundamentales como la
cultura de la empresa, políticas y procedimientos de la organización. En el
caso de las herramientas a usar PMBOK recomienda el juicio del experto.
|
Indispensable en todo proyecto el Acta constitutiva
de este y en caso de compras el plan de adquisiciones. La herramienta en
ambos es el análisis y las salidas son las mismas.
|
Planificar las
Comunicaciones
|
Entradas: Registro de
Interesados.
Estrategia de
Gestión de los Interesados.
Factores
Ambientales de la Empresa.
Activos de los
Procesos de la Organización.
Herramientas: Análisis de los
Requisitos de Comunicaciones.
Tecnología de las
Comunicaciones.
Métodos y Modelos
de Comunicación.
Métodos de
Comunicación.
Salidas: Plan de Gestión de
las Comunicaciones.
Actualizaciones a
los Documentos del Proyecto.
|
Entradas: Registro de
interesados y su estrategia de gestión.
Herramientas: Análisis de los
requisitos.
Tecnología de las
comunicaciones.
Modelos y métodos
de comunicación.
Salidas: Plan de gestión de
las comunicaciones.
|
Igual que en el proceso anterior Lledó no considera
elementos fundamentales como la cultura de la empresa, políticas y
procedimientos de la organización.
En caso de posibles cambios el PMBOK considera
actualizar los documentos del proyecto.
|
Las herramientas usadas en ambos capítulos son
iguales.
|
Distribuir la
información
|
Entradas: Plan
para la Dirección del Proyecto
Informes de
Desempeño.
Activos de los
Procesos de la Organización.
Herramientas: Métodos
de Comunicación.
Herramientas de
Distribución de la Información.
Salidas:
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización.
|
Entradas: Plan
de gestión de las comunicaciones.
Informes de
desempeño.
Herramientas: Métodos
y herramientas de comunicación.
Salidas: Notificaciones
sobre el proyecto a los interesados.
Presentaciones del
proyecto e informes de avance.
Retroalimentación
de los interesados.
Documento de
lecciones aprendidas.
|
Lledó deja de lado los activos de los procesos
organizacionales. En las salidas del proceso Lledó es más amplio en el
resultado.
|
Mismas herramientas usadas.
|
Gestionar las
expectativas de los interesados
|
Entradas:
Registro de Interesados.
Estrategia de
Gestión de los Interesados.
Plan para la
Dirección del Proyecto
Registro de
Incidentes.
Activos de los
Procesos de la Organización.
Herramientas: Métodos
de Comunicación.
Habilidades
Interpersonales.
Habilidades
Directivas.
Salidas:
Informes de Desempeño.
Actualizaciones a
los Activos de los Procesos de la Organización.
Solicitudes de
Cambio.
|
Entradas: Registro
de interesados y estrategia de gestión de interesados.
Plan de
comunicaciones.
Registro de
incidentes.
Registro de
Cambios.
Herramientas: Métodos
de comunicación.
Habilidades
interpersonales y de gestión.
Salidas: Solicitudes de
Cambio
Actualizaciones
|
Lledó deja de lado los activos de los procesos
organizacionales.
En las salidas el PMBOK sugiere informes de
desempeño.
|
Uso de herramientas similares.
|
Informar el
desempeño
|
Entradas: Plan
para la Dirección del Proyecto
Registro de
Incidentes.
Información sobre
el Desempeño del Trabajo.
Mediciones del
Desempeño del Trabajo.
Proyecciones del
Presupuesto.
Activos de los
Procesos de la Organización.
Herramientas:
Análisis de Variación.
Métodos de
Proyección.
Métodos de
Comunicación.
Sistema de
Generación de Informes.
Salidas:
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización.
Solicitudes de
Cambio.
Actualizaciones al
Plan para la Dirección del Proyecto
Actualizaciones a
los Documentos del Proyecto.
|
Entradas: Plan para la
Dirección del Proyecto
Informe s/desempeño
trabajo.
Mediciones del
desempeño del trabajo.
Proyecciones del
presupuesto.
Herramientas: Análisis
de la variación.
Métodos de
proyección.
Métodos de
comunicación.
Sistema de
informes.
Salidas: Informes
de Desempeño.
Actualizaciones y
Solicitudes de Cambio.
|
Lledó no considera el registro de incidentes ni los
procesos organizacionales. De forma general Lledó recomienda actualizaciones
en las salidas del proceso.
|
Los métodos a usar como herramientas en el proceso
son similares.
|
Mapa conceptual
Gráficamente en la siguiente imagen se puede visualizar
un mapa conceptual de ambos documentos analizados.
Se representa claramente las entradas, herramientas y
salidas en cada uno de los procesos de la gestión de las Comunicaciones del
Proyecto:
- Identificar a
los interesados
- Planificar las
Comunicaciones
- Distribuir la
información
- Gestionar las
expectativas de los interesados
- Informar el
desempeño
Conclusiones
La comunicación,
antes que todo, es una actitud de apertura al otro, que implica disponibilidad
generosa para compartir, es decir para dar y recibir.
Las comunicaciones que mantengamos determinan las
relaciones en general, lo que hablamos y escuchamos, determinan el mundo de
acciones que es posible para nosotros; el desarrollo de nuestras mejores
comunicaciones nos puede llevar a una mayor efectividad y éxito en los
proyectos.
Guía de los
Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) y el libro Director
Profesional de Proyectos Cómo Aprobar el PMP® sin Morir en el Intento del
autor Pablo Lledó, es un material complementario en la preparación de
profesionales para el examen PMP.
Recomendaciones
Como complemento de estudio del PMBOK para optar por
el PMP se recomienda utilizar el libro de Lledó como método práctico ya que
utiliza un lenguaje más claro.
Para mantener una comunicación efectiva es necesario:
Mantenerse en contacto siempre: Durante una crisis nunca es
suficiente lo que se comunique, siempre que se haga en forma honesta, abierta y
consistente. Emitir mensajes una y otra vez, reforzarlos en tantos medios y
formatos como sea apropiado: reuniones, sesiones, preguntas y respuestas, conferencias,
correos, folletos, etc. Cada persona tiene diferentes estilos de aprendizaje y escucha; por lo
que probar una variedad de canales de comunicación puede asegurar que el mensaje
llega a todos.
Ser claro y preciso: Para tener éxito en una
comunicación de crisis, los mensajes deben ser transmitidos con claridad, directos
y coherentes, para lograr que sean más fácilmente entendidos; una comunicación
confusa y ambigua es el peor enemigo en una crisis.
Elegir al mejor mensajero: Lo ideal es que para
personas diferentes halla mensajes diferentes dentro de la organización, la
comunicación vendrá generalmente de los jefes a los subordinados.
Reunirse: Reunirse
directamente con el equipo de trabajo constantemente, en situaciones de
conflicto puede que el mensaje no se escuche, implementar sesiones de
seguimiento dan la oportunidad de repetir el mensaje hasta que todo el equipo lo
comprenda.
Comunicación de arriba hacia abajo y viceversa: La comunicación debe de
darse en todos los miembros de la organización.
Bibliografía
·
Barsallo, C. (2009). La Comunicación efectiva. Consultado el 08 de junio de 2012 de http://www.monografias.com/trabajos70/comunicacion-efectiva/comunicacion-efectiva2.shtml
·
Lledó, Pablo. (2009).
Director profesional de proyectos: como
aprobar el PMP® sin morir en el intento., 2a ed. – Victoria, BC, Canadá.
Copyright © 2009 Paul Leido.
·
Project Management Institute, PMBOK® (2008) Cuarta
Edición. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®).
·
Prosalud (n.d.). Comunicación efectiva. Consultado el 08 de junio de 2012 de http://www.slideshare.net/prosaeduc/comunicacin-efectiva-2906851
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